Questões de SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados

Errado. GED é um conjunto de tecnologias, como digitalização, indexação e busca, sem garantia dos controles arquivísticos. O SIGAD precisa cumprir os requisitos do e-ARQ Brasil, como classificação e temporalidade.

Certo. Nato-digital é o documento que já nasce em meio digital, como despacho assinado no SEI; nesse caso o original é o próprio arquivo, ao contrário do digitalizado, que representa um original físico.

Certo. Autenticidade é a soma de identidade e integridade: o documento é o que afirma ser e não foi alterado indevidamente, condição mantida por cadeia de custódia ininterrupta e procedimentos controlados.

Errado. Escanear um documento em papel gera representante digital de original analógico, ou seja, documento digitalizado. Nato-digital é somente aquele já produzido em meio digital, sem original físico.

Certo. Hardware, software e formatos ficam obsoletos; por isso a preservação digital recorre à migração, a formatos abertos e a repositórios confiáveis, de modo a manter o documento acessível ao longo do tempo.

Certo. O e-ARQ Brasil é o modelo de requisitos do CONARQ para o SIGAD, abrangendo organização, captura, avaliação e destinação, pesquisa e acesso, segurança, armazenamento e preservação.

Errado. O digitalizado é cópia, representante digital de documento originalmente analógico, cujo original continua sendo o físico. Quem é produzido originalmente em meio digital é o nato-digital.

Certo. A aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade integra a gestão arquivística exigida do SIGAD, e é esse controle que o GED, sozinho, não assegura.

Certo. A cadeia de custódia ininterrupta demonstra que o documento permaneceu sob guarda confiável e procedimentos controlados, o que sustenta a presunção de identidade e integridade, os dois componentes da autenticidade.

Errado. O formato digital não é permanente: a obsolescência de hardware, software e formatos ameaça o acesso e exige migração, emulação, uso de formatos abertos e repositórios confiáveis.

Certo. Metadados são dados estruturados sobre contexto, conteúdo, estrutura e gestão do documento ao longo do tempo; sem eles fica comprometida a prova da autenticidade, além da própria preservação.

Errado. Cópia de segurança em pasta de rede não basta: o RDC-Arq, conforme diretrizes do CONARQ, pressupõe gestão arquivística que garanta autenticidade, preservação e acesso de longo prazo.