SIGAD, documentos digitais, requisitos (e-ARQ Brasil) e metadados
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Resumo
Essência. SIGAD (sistema informatizado de gestão arquivística de documentos) é o sistema que aplica a gestão arquivística a documentos digitais e não digitais: captura, classificação pelo código de classificação, tramitação, temporalidade e destinação, controle de acesso, trilha de auditoria, metadados e preservação. Seus requisitos estão no e-ARQ Brasil, modelo de requisitos do CONARQ.
SIGAD × GED. O GED (gerenciamento eletrônico de documentos) é um conjunto de tecnologias (digitalização, indexação, armazenamento, busca, workflow) e não garante, por si, os controles arquivísticos (classificação, temporalidade, autenticidade). Um SIGAD pode usar tecnologias de GED, mas tem de cumprir os requisitos arquivísticos.
Documentos digitais (11.1)
- Documento digital: informação codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por sistema computacional.
- Nato-digital: produzido já em meio digital. Digitalizado: representante digital de documento originalmente analógico (cópia).
- Documento arquivístico digital: digital produzido ou recebido no curso de uma atividade, com vínculo orgânico (ex.: processo eletrônico no SEI).
- Autenticidade = identidade + integridade; mantida por cadeia de custódia ininterrupta e procedimentos controlados.
- Preservação digital: obsolescência de hardware, software e formatos exige migração, formatos abertos e repositório confiável (RDC-Arq, diretrizes do CONARQ; modelo OAIS).
Metadados (11.3): dados estruturados que descrevem contexto, conteúdo, estrutura e gestão do documento ao longo do tempo (identificador, título, produtor, data, classificação, temporalidade, formato, histórico de ações). São indispensáveis à autenticidade e à preservação.
Pegadinha Cebraspe. "Todo sistema de GED é um SIGAD" → errado: o SIGAD exige os requisitos arquivísticos do e-ARQ Brasil.
Visão geral
Requisitos (11.2) do e-ARQ Brasil abrangem: organização (plano de classificação), captura, avaliação e destinação, pesquisa e acesso, segurança (controle de acesso, auditoria, backup), armazenamento, preservação e funções administrativas. A digitalização com valor legal segue a Lei 12.682/2012 (alterada pela Lei 13.874/2019) e o Decreto 10.278/2020.
Regra
Ver íntegra
| Nato-digital | Digitalizado | |
|---|---|---|
| Origem | Criado em meio digital | Convertido de documento físico |
| Original | É o próprio arquivo digital | O original é o físico |
| Exemplo | Despacho assinado no SEI | PDF escaneado de ofício em papel |
Digitalização com efeitos legais (Lei 12.682, art. 2º-A; Decreto 10.278): o documento digitalizado conforme o regulamento tem o mesmo valor probatório do original; para documentos públicos, exige-se assinatura digital ICP-Brasil, padrões técnicos mínimos e metadados mínimos. Após conferida a integridade, o original pode ser descartado, salvo os de valor histórico (e, no poder público, observada a legislação arquivística).
Pontos-chave
- Trilha de auditoria: registro de todas as ações sobre o documento (quem, o quê, quando).
- Assinatura digital ajuda na autenticidade, mas certificados expiram; a preservação de longo prazo depende do repositório e dos metadados.
- Formatos recomendados para preservação: abertos e documentados (ex.: PDF/A, TIFF).
- Backup não é preservação: preservar exige garantir acesso e autenticidade ao longo do tempo.
Como a banca cobra
- "Documento nato-digital é aquele produzido originalmente em meio digital" → certo.
- "O e-ARQ Brasil estabelece requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos" → certo.
- "A autenticidade do documento digital compõe-se de identidade e integridade" → certo.
- "Documentos digitalizados de valor histórico podem ter o original físico descartado após a digitalização" → errado.
- "Metadados são dispensáveis quando o documento é assinado digitalmente" → errado.
Referência
Mapa mental
SIGAD
- Gestão arquivística informatizada
- Captura, classificação, temporalidade
- Controle de acesso, auditoria
- Requisitos do e-ARQ Brasil
SIGAD × GED
- GED: tecnologias de documentos
- GED sem controles arquivísticos não basta
Documento digital
- Nato-digital: nasce digital
- Digitalizado: representante de físico
- Autenticidade: identidade + integridade
Preservação
- Obsolescência: migração, formatos abertos
- Repositório confiável RDC-Arq
Metadados
- Contexto, conteúdo, estrutura, gestão
Digitalização legal
- Lei 12.682 e Decreto 10.278
- Valor histórico não se descarta
⚠️ Pegadinha
- Nem todo GED é SIGAD
Questão 1, Certo ou Errado
Todo sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um SIGAD.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. GED é um conjunto de tecnologias, como digitalização, indexação e busca, sem garantia dos controles arquivísticos. O SIGAD precisa cumprir os requisitos do e-ARQ Brasil, como classificação e temporalidade.
Questão 2, Certo ou Errado
Documento nato-digital é aquele produzido originalmente em meio digital.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Nato-digital é o documento que já nasce em meio digital, como despacho assinado no SEI; nesse caso o original é o próprio arquivo, ao contrário do digitalizado, que representa um original físico.
Questão 3, Certo ou Errado
A autenticidade do documento arquivístico digital compreende sua identidade e sua integridade.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Autenticidade é a soma de identidade e integridade: o documento é o que afirma ser e não foi alterado indevidamente, condição mantida por cadeia de custódia ininterrupta e procedimentos controlados.
Questão 4, Certo ou Errado
A digitalização de documento em papel produz documento nato-digital.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Escanear um documento em papel gera representante digital de original analógico, ou seja, documento digitalizado. Nato-digital é somente aquele já produzido em meio digital, sem original físico.
Questão 5, Certo ou Errado
A migração para novos formatos e suportes é estratégia de preservação digital contra a obsolescência tecnológica.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Hardware, software e formatos ficam obsoletos; por isso a preservação digital recorre à migração, a formatos abertos e a repositórios confiáveis, de modo a manter o documento acessível ao longo do tempo.
- Revelar resposta
SIGAD × GED
SIGAD: aplica a gestão arquivística (classificação, temporalidade, autenticidade) conforme o e-ARQ Brasil. GED: conjunto de tecnologias, sem garantir esses controles.
- Revelar resposta
Nato-digital × digitalizado
Nato-digital: produzido já em meio digital. Digitalizado: representante digital de documento analógico.
- Revelar resposta
Autenticidade do documento digital
Identidade + integridade, mantidas por cadeia de custódia ininterrupta.
- Revelar resposta
Preservação digital
Combate a obsolescência com migração, formatos abertos e repositório confiável (RDC-Arq; modelo OAIS).
- Revelar resposta
Metadados arquivísticos
Descrevem contexto, conteúdo, estrutura e gestão do documento ao longo do tempo; indispensáveis à autenticidade.
- Revelar resposta
e-ARQ Brasil
Modelo de requisitos do CONARQ para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD).
- Revelar resposta
RDC-Arq
Repositório arquivístico digital confiável: garante autenticidade, preservação e acesso de longo prazo aos documentos digitais.
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