Questões de Classificação, arquivamento e métodos de ordenação

Nas regras de alfabetação, Filho e Júnior ficam juntos ao sobrenome, daí a entrada “Ramos Filho, José”. Separar “Filho” do sobrenome, como em “Ramos, José Filho”, contraria essa regra.

Os métodos numéricos, como o simples, o cronológico e o dígito-terminal, são indiretos porque exigem índice auxiliar para localizar o documento. O método geográfico pode confundir, mas é direto, assim como o alfabético, dispensando índice.

No dígito-terminal, o número é dividido em grupos de dois dígitos lidos da direita para a esquerda: 56 (primário), 34 (secundário) e 12 (terciário).

Nos nomes espanhóis, o sobrenome de família é o paterno, que vem em penúltimo lugar. Por isso a entrada é pelo penúltimo sobrenome: “Gómez Ortega, Pedro”. Entrar pelo último sobrenome (A) é a regra geral dos nomes brasileiros e portugueses. (B) não inverte o nome. (D) e (E) alteram a ordem dos sobrenomes.

O método geográfico ordena por local, e é direto: a consulta vai ao local, sem índice. O numérico simples (A) ordena por número atribuído. O ideográfico (B) ordena por assunto. O cronológico (C) ordena por data. O variadex (E) é alfabético, com cores para as letras.

O código de classificação organiza os documentos por funções e atividades do órgão (classes, subclasses, grupos), o que dá unidade ao arquivamento e permite aplicar a tabela de temporalidade, que é instrumento complementar e não é substituído (C). A ordem cronológica (B) é só um método de arquivamento. Sigilo (E) é outra “classificação”, prevista na Lei 12.527/2011.

Entra-se pelo último sobrenome, seguido do prenome. Artigos e preposições (de, da, do, dos) não são considerados na ordenação e acompanham o prenome: “Silva, Maria da”. Começar pela partícula (A) ou omiti-la (E) contraria a regra, e (D) a desloca de lugar.

“Castelo Branco” é sobrenome composto (substantivo + adjetivo) e vale como uma unidade: “Castelo Branco, Paulo”. O mesmo vale para “Villa-Lobos” e “Espírito Santo”. Entrar só pelo último elemento (A) seria a regra geral, que não se aplica aqui.

O variadex é alfabético e usa cores conforme a segunda letra do nome. O geográfico (A) ordena por local, o numérico simples (B) por número, o dígito-terminal (C) pelos dígitos finais e o cronológico (D) por data.

O método ideográfico (por assunto) exige conhecer bem as funções do órgão e é o mais difícil de aplicar, mas o que melhor reúne os documentos por tema. O geográfico (B) ordena por local, e o nominal (C) por nome. O cronológico (D) segue a data, e o dígito-terminal (E) os números finais.

Títulos de nobreza, científicos ou militares vão para o fim, entre parênteses, e a entrada continua pelo último sobrenome: “Lima, Carlos (Dr.)”. Começar pelo título (A, C) ou mantê-lo junto do sobrenome (E) contraria a regra, e (D) não inverte o nome.

Nomes de firmas e instituições são transcritos como se apresentam, mas o artigo inicial vai para o fim, entre parênteses: “Globo (O)”. Ordenar pela letra “O” (A, D) agruparia nomes sem relação. Omitir o artigo (E) descaracteriza o nome, e a vírgula (B) é usada para nomes de pessoas.

A classificação acompanha a gestão (fases corrente e intermediária) e usa o código de classificação por funções e atividades. O arranjo é a organização do acervo permanente, respeitando fundos e séries. Por isso (A) e (E) estão errados, e nenhum dos dois depende do suporte (D).

O guia é o instrumento mais amplo: apresenta a instituição e seus fundos. O inventário (A) descreve as séries de um fundo, e o catálogo (B) descreve item a item. O índice (D) remete a nomes ou assuntos. O termo de eliminação (E) registra documentos eliminados e não é instrumento de pesquisa.

A sequência é: inspecionar (verificar se o documento se destina ao arquivo), estudar (ler e identificar o assunto), classificar (definir o código), codificar (anotar o código), ordenar (organizar na sequência) e guardar. As demais sequências misturam as etapas.

A classificação é atividade da gestão de documentos nos arquivos correntes, baseada no plano de classificação, que reflete funções e atividades. No arquivo permanente fala-se em arranjo (A, E). A eliminação (C) decorre da avaliação, com base na tabela de temporalidade. A ordenação alfabética (D) é método de arquivamento, posterior à classificação.

O código de classificação das atividades-meio do Conarq usa o método decimal: dez classes (000 a 900), divididas sucessivamente em subclasses, grupos e subgrupos, do geral para o particular. Os métodos alfabético (B), cronológico (C), geográfico (D) e numérico simples (E) servem para ordenar documentos no arquivamento, não para estruturar o plano de classificação por funções.

A regra de alfabetação manda registrar os nomes orientais como se apresentam, sem inverter os elementos (ex.: Al Bakr; Li Yutang). A inversão pelo último sobrenome (A) é a regra geral para nomes ocidentais; (B), (C) e (D) não correspondem a nenhuma regra de alfabetação.

No dígito-terminal, lê-se o número da direita para a esquerda, em grupos 34-56-27, de modo que o arquivamento começa por 27. A opção (A) inverte o sentido de leitura.

Os métodos numéricos são indiretos, pois exigem índice auxiliar para localizar o documento; os alfabéticos (A) e geográficos (B) são diretos, permitindo a busca sem consulta a índice.

Errado. Nos métodos numéricos, o número atribuído não revela o que se procura, de modo que a busca depende de índice auxiliar. Por isso são indiretos, ao contrário do alfabético e do geográfico.

Certo. No método alfabético, o consulente vai direto à pasta pelo nome da pessoa ou do órgão, sem recorrer a índice; é isso que define um método direto, como também ocorre no geográfico.

Certo. No dígito-terminal, o número é dividido em grupos, 34-56-27, e lido da direita para a esquerda, começando pelo grupo final 27; o método reduz erros e distribui a carga entre as gavetas.

Errado. Nas regras de alfabetação, Filho e Júnior permanecem junto ao sobrenome e não servem de entrada isolada; a forma correta é Ramos Filho, João.

Certo. Classificar é agrupar os documentos conforme as funções e atividades do órgão, com base no plano ou código de classificação, etapa da fase corrente que também serve de base à avaliação.