Classificação, arquivamento e métodos de ordenação

Classificação e plano de classificação

A classificação reúne os documentos em classes que refletem as funções e atividades do órgão produtor. O instrumento é o plano ou código de classificação. Ela começa na fase corrente, de preferência no momento da produção ou do recebimento, e sustenta a avaliação: a tabela de temporalidade atribui prazos às classes do código. Não se confunde com a classificação de sigilo.

Ex.: um pedido de férias é classificado na classe de gestão de pessoas, na subdivisão que trata de férias. Todos os pedidos de férias do órgão recebem o mesmo código e o mesmo prazo de guarda.

Código de classificação das atividades-meio

O código adotado no âmbito do Conarq para as atividades-meio da administração federal segue o método decimal: as classes vão de 000 a 900 e se dividem sucessivamente em subclasses, grupos e subgrupos, do geral para o particular. A classe 000 trata da administração geral. As atividades-fim têm código elaborado por cada órgão.

Ex.: na classe 000 (administração geral), a subclasse 020 reúne os assuntos de pessoal. Quanto mais dígitos preenchidos, mais específico o assunto.

Classificação, arranjo e instrumentos de pesquisa

A classificação é atividade de gestão, nas fases corrente e intermediária. Arranjo é a organização do acervo no arquivo permanente, em fundos e séries. No permanente, a descrição produz os instrumentos de pesquisa: guia (visão geral da instituição e de seus fundos), inventário (descreve as séries de um fundo), catálogo (descreve documento a documento) e índice (remete a nomes, lugares ou assuntos).

Ex.: o pesquisador que chega ao Arquivo Nacional consulta primeiro o guia para saber quais fundos existem; depois, o inventário do fundo que lhe interessa.

Operações de arquivamento

Seis etapas, nesta ordem:

1. Inspeção: verificar se o documento se destina mesmo ao arquivo (se já cumpriu o trâmite, se há despacho).
2. Estudo: ler o documento para identificar o assunto.
3. Classificação: definir o código ou a entrada sob a qual será guardado.
4. Codificação: anotar o código no documento.
5. Ordenação: dispor os documentos na sequência do método.
6. Guarda: colocar o documento na pasta, caixa ou arquivo.

Ex.: um ofício chega ao arquivo sem o despacho "arquive-se". A inspeção barra o documento e o devolve ao setor, antes de qualquer outra etapa.

Sistema direto e sistema indireto

No sistema direto, a busca se faz no próprio lugar de guarda, sem consulta prévia: é o caso dos métodos alfabético e geográfico. No sistema indireto, é preciso consultar antes um índice ou código para achar o documento: é o caso dos métodos numéricos.

Ex.: para achar a pasta de "Silva, Maria da" no método alfabético, vai-se direto à letra S. Para achar a mesma pasta no método numérico simples, consulta-se antes o índice alfabético, que informa o número da pasta.

Métodos alfabético e geográfico

O método alfabético ordena pelo nome de pessoas ou instituições, segundo as regras de alfabetação. O variadex é uma variação que acrescenta cores a grupos de letras, para localizar mais rápido e evitar erros de guarda. O método geográfico ordena pelo local de procedência ou de destino: país, estado, cidade.

Ex.: correspondência das superintendências regionais guardada em pastas "Bahia", "Paraná", "Pernambuco": método geográfico.

Métodos numéricos

• Numérico simples: cada correspondente ou pasta recebe um número, na ordem de entrada. Exige índice alfabético.
• Numérico cronológico: o documento recebe número sequencial associado à data. É o método dos processos no protocolo.
• Dígito-terminal: o número é dividido em grupos de dois dígitos e lido da direita para a esquerda. O grupo final é o primário; o do meio, o secundário; o inicial, o terciário. Reduz erros de guarda e distribui os documentos de modo uniforme.

Ex.: documento nº 345627 no dígito-terminal.

1. Grupos: 34-56-27.
2. Primário: 27 (indica a gaveta).
3. Secundário: 56 (indica a guia).
4. Terciário: 34 (indica a posição da pasta).

Métodos ideográficos (por assunto)

Ordenam pelo assunto do documento. São os mais difíceis de aplicar, porque exigem conhecer bem as atividades do órgão.

• Alfabéticos: dicionário (assuntos isolados, em ordem alfabética) e enciclopédico (assuntos agrupados sob títulos gerais).
• Numéricos: decimal (dez classes, cada uma dividida em até dez), duplex (classes e subdivisões em número ilimitado, separadas por traço) e unitermo, ou indexação coordenada (palavras-chave que se combinam na busca).

Ex.: no enciclopédico, "Pessoal" reúne as pastas "Férias", "Licenças" e "Nomeações". No dicionário, "Férias", "Licenças" e "Nomeações" aparecem soltas, cada uma em sua letra. No duplex, o mesmo assunto ficaria como 1 Pessoal, 1-1 Férias, 1-2 Licenças.

Regras de alfabetação: nomes de pessoas

• Regra geral: entra-se pelo último sobrenome, seguido do prenome.
• Partículas (de, da, do, e): não contam na ordenação e acompanham o prenome.
• Sobrenome composto de substantivo e adjetivo, ou ligado por hífen: não se separa.
• Grau de parentesco (Filho, Júnior, Neto, Sobrinho): acompanha o sobrenome.
• Títulos (Dr., Prof., General): vão para o fim, entre parênteses.
• Nomes espanhóis: entrada pelo penúltimo sobrenome, que é o paterno.
• Nomes orientais (japoneses, chineses, árabes): registrados como se apresentam.

Ex.: aplicação das regras.

1. Maria da Silva → Silva, Maria da.
2. Paulo Castelo Branco → Castelo Branco, Paulo.
3. José Ramos Filho → Ramos Filho, José.
4. Dr. Carlos Lima → Lima, Carlos (Dr.).
5. Pedro Gómez Ortega → Gómez Ortega, Pedro.
6. Li Yutang → Li Yutang.

Regras de alfabetação: instituições

Nomes de empresas, instituições e órgãos são registrados como se apresentam. Artigos e preposições não contam na ordenação; o artigo inicial vai para o fim, entre parênteses.

Ex.: o jornal "O Globo" é arquivado como Globo (O). "A Tribuna" fica como Tribuna (A).