Questões de Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos

A tabela de temporalidade e destinação, resultado da avaliação, define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final de cada classe de documentos.

Art. 9º: a eliminação “será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência” (no Executivo federal, o Arquivo Nacional). A chefia (A), o TCU (B), o MPF (C) e o Judiciário (D) não autorizam eliminação de documentos.

A tabela de temporalidade fixa, para cada série, os prazos nas fases corrente e intermediária e a destinação final: eliminação ou guarda permanente (recolhimento). Microfilmagem e digitalização (B) são técnicas de reprodução. Transferência (C) é a passagem para a fase intermediária, não a destinação final. As fases (D) são etapas de guarda.

Cada órgão federal constitui uma CPAD, que orienta e realiza a avaliação documental, aplica a tabela de temporalidade e propõe a eliminação, a qual depende de autorização da instituição arquivística (Lei 8.159/1991, art. 9º). Ouvidoria (A), corregedoria (B), Comissão de Ética (D) e CGU (E) têm outras funções.

Recolhimento é a entrada de documentos no arquivo permanente. Transferência (A) é a passagem do arquivo corrente para o intermediário. A eliminação (B) é a outra destinação final possível. Empréstimo (C) e desarquivamento (D) são retiradas temporárias para consulta.

A fase intermediária guarda documentos que perderam o uso corrente, mas ainda têm interesse administrativo, até que se cumpram os prazos da tabela de temporalidade (Lei 8.159/1991, art. 8º, § 2º). O uso diário (A) e a tramitação (C) são da fase corrente. A guarda definitiva (B) é da fase permanente.

A avaliação identifica os valores dos documentos (primário e secundário) e define prazos e destinação, gerando a tabela de temporalidade. Ela é feita pela CPAD. A avaliação complementa a classificação e não a substitui (E).

O valor secundário se divide em informativo (conteúdo útil à pesquisa) e probatório (prova de direitos e fatos). Administrativo (A) e fiscal (B) são facetas do valor primário (C), ligado à finalidade de criação.

A tabela fixa quanto tempo cada série permanece no arquivo corrente e no intermediário e qual a destinação final: eliminação ou guarda permanente. O arquivo permanente não tem prazo de guarda, pois a guarda é definitiva (B); a tabela não trata de digitalização (C) nem de tramitação (D); nem todos os documentos são recolhidos, já que muitos são eliminados (E).

O art. 9º da Lei 8.159/1991 condiciona a eliminação à autorização da instituição arquivística pública competente, com listagem e termo; a decisão do chefe do setor (A) não basta.

A TTD indica, por classe, o prazo na fase corrente, o prazo na intermediária e a destinação final, seja eliminação ou guarda permanente; (D) restringe indevidamente o seu conteúdo.

Errado. Quem produz o documento não decide sozinho: a eliminação exige avaliação e, nos documentos públicos, autorização da instituição arquivística pública competente (Lei 8.159/1991, art. 9º), com listagem e termo.

Certo. Para cada classe do código de classificação, a TTD registra o prazo na fase corrente, o prazo na intermediária e a destinação final, que é a eliminação ou a guarda permanente.

Errado. A avaliação ocorre na fase corrente, logo que o documento é produzido e classificado. Se fosse feita apenas no permanente, não haveria como definir antes os prazos de guarda e a destinação.

Certo. No Executivo federal, a avaliação cabe à CPAD, comissão que analisa os valores dos documentos e define prazos de guarda e destinação, em vez de deixar a decisão a uma única pessoa.

Certo. Pela amostragem, parte de uma série classificada como eliminável é guardada para pesquisa, de modo que o conjunto continue representado mesmo depois da eliminação do restante.