Avaliação e tabela de temporalidade e destinação de documentos

Avaliação de documentos

A avaliação identifica os valores de cada conjunto de documentos e, a partir deles, define os prazos de guarda e a destinação. Faz parte da gestão de documentos e deve começar na fase corrente, junto com a classificação. Sem avaliação, o órgão guarda tudo e forma massa documental acumulada, ou elimina sem critério. A avaliação complementa a classificação; não a substitui.

Ex.: ao criar a série "escalas de plantão", o órgão já sabe, pela tabela, quanto tempo cada escala ficará guardada e que será eliminada no fim do prazo.

Valores que orientam a avaliação

O valor primário decorre do motivo da criação do documento e interessa ao produtor: administrativo, legal ou fiscal. Dura enquanto o documento serve à atividade e define os prazos de guarda. O valor secundário interessa a terceiros e à sociedade, e se divide em probatório (comprova direitos e fatos) e informativo (conteúdo útil à pesquisa). Documento com valor secundário vai para guarda permanente.

Ex.: o ato de criação do órgão prova a sua existência e as suas competências (valor probatório): guarda permanente. O comprovante de entrega de material de consumo só tem valor primário: eliminação depois do prazo.

O que a tabela de temporalidade contém

A TTD acompanha o código de classificação. Para cada classe, traz:

1. Código e assunto.
2. Prazo de guarda na fase corrente.
3. Prazo de guarda na fase intermediária.
4. Destinação final: eliminação ou guarda permanente.
5. Observações: regras de contagem do prazo e condições.

Os prazos se referem só às fases corrente e intermediária. O prazo pode ser em anos ou depender de um evento ("enquanto vigora", "até a aprovação das contas").

Ex. (prazos hipotéticos): a tabela fixa, para certa série, 2 anos na fase corrente, 5 anos na intermediária e eliminação. O assunto foi encerrado em 2024.

1. Fase corrente: até 2024 + 2 = 2026.
2. Transferência ao arquivo intermediário em 2026.
3. Fase intermediária: até 2026 + 5 = 2031.
4. A partir de 2031, a série entra em listagem de eliminação.

Destinação final: eliminação ou guarda permanente

Cumpridos os prazos, o documento sem valor secundário é eliminado, e o de valor secundário é recolhido ao arquivo permanente. Documento de guarda permanente nunca é eliminado. A amostragem permite conservar uma parte representativa de uma série destinada à eliminação.

Ex.: de uma série de milhares de requisições de material já vencidas, o órgão conserva uma amostra de alguns anos, para registro de como a atividade era feita, e elimina o restante.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

Os órgãos e entidades da administração pública federal devem instituir sua CPAD (Decreto nº 12.939/2026, art. 10). Compete a ela, entre outras atribuições: elaborar o código de classificação e a tabela de temporalidade das atividades-fim e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; orientar a aplicação desses instrumentos às atividades-meio e às atividades-fim; e aprovar as listagens de eliminação (arts. 11 e 17). Para as atividades-meio, vale o código e a tabela do Arquivo Nacional.

Ex.: o chefe do setor considera inúteis as caixas antigas do depósito. Ele não decide sozinho: a CPAD analisa os documentos com base na tabela.

Eliminação de documentos públicos

A Lei nº 8.159/1991 (art. 9º) exige autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência. No Executivo federal, o caminho é:

1. O órgão elabora a Listagem de Eliminação de Documentos (LED).
2. A CPAD e a autoridade máxima do órgão aprovam a listagem.
3. O Arquivo Nacional autoriza a eliminação; pode delegar essa competência à autoridade máxima do órgão, vedada a subdelegação.
4. Publica-se o edital de ciência de eliminação no Diário Oficial da União.
5. Eliminam-se os documentos e lavra-se o termo de eliminação.

Ex.: um órgão estadual quer eliminar documentos. A autorização cabe ao arquivo público do estado, não ao Arquivo Nacional: cada instituição arquivística atua na sua esfera.

Transferência e recolhimento na tabela

A tabela comanda as passagens entre as idades. Vencido o prazo corrente, o documento é transferido ao arquivo intermediário, onde é pouco consultado e aguarda a destinação. Vencido o prazo intermediário, é eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.

Ex.: processos de pessoal encerrados saem do setor para o arquivo intermediário (transferência). Anos depois, os de guarda permanente seguem para a instituição arquivística (recolhimento).

Responsabilidade por destruição indevida

Quem desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados de interesse público e social fica sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa (Lei nº 8.159/1991, art. 25). Digitalizar o documento não autoriza eliminar o original de guarda permanente.

Ex.: o servidor que descarta, por conta própria, livros de registro antigos de guarda permanente responde nas três esferas.