Questões de Gestão de documentos e implantação de programas de gestão

Errado. Pelo art. 3º da Lei 8.159/1991, a gestão atua nas fases corrente e intermediária; o arquivo permanente é objeto de outras funções, como descrição, preservação e difusão.

Certo. É na destinação que a avaliação, apoiada na tabela de temporalidade, define o futuro de cada conjunto: eliminação ou guarda permanente, depois das fases de produção e utilização.

Certo. Na fase de produção, a gestão busca criar só o necessário, padronizando formulários e evitando duplicação e cópias inúteis, o que reduz a massa documental e melhora a eficiência administrativa.

Certo. O art. 3º da Lei 8.159/1991 define a finalidade da gestão: os procedimentos nas fases corrente e intermediária têm por objetivo levar os documentos à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

Errado. A tabela de temporalidade é instrumento básico da gestão, junto com o código de classificação, e fixa critérios previamente aprovados para a destinação, o que exclui a decisão isolada e caso a caso do setor produtor.

Certo. A gestão organiza o ciclo em produção, utilização (protocolo, tramitação, arquivamento e acesso) e destinação, esta última baseada na avaliação feita com a tabela de temporalidade.

Errado. A passagem para o arquivo permanente chama-se recolhimento. Transferência é o movimento do arquivo corrente para o intermediário, distinção frequentemente explorada em prova.

Certo. O código ou plano de classificação organiza os documentos conforme funções e atividades, e a tabela de temporalidade fixa prazos e destinação; juntos, são os instrumentos básicos do programa de gestão.

Certo. A tabela de temporalidade e destinação orienta a avaliação ao registrar quanto tempo os documentos ficam nas fases corrente e intermediária e se serão, ao final, eliminados ou guardados permanentemente.

Errado. O art. 3º da Lei 8.159/1991 inclui expressamente a fase corrente, ao lado da intermediária, pois é ali que ocorrem produção, tramitação e uso dos documentos.

Certo. Avaliar é identificar o valor primário, administrativo, e o secundário, histórico ou informativo; é esse exame que fundamenta os prazos de guarda e a decisão entre eliminar e preservar.

Errado. O art. 3º da Lei 8.159/1991 é mais amplo: abrange produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento.