Gestão de documentos e implantação de programas de gestão
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Resumo
Essência. Gestão de documentos (Lei 8.159, art. 3º) é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Surgiu nos EUA e Canadá após a 2ª Guerra para conter a explosão documental.
Fases
- Produção: criar só o necessário, padronizar formulários, evitar duplicação e cópias inúteis.
- Utilização (manutenção e uso): protocolo, tramitação, classificação, arquivamento, controle e acesso.
- Destinação: avaliação com base na tabela de temporalidade, definindo eliminação ou guarda permanente.
Objetivos: racionalidade e eficiência administrativa; acesso rápido à informação; redução da massa documental; controle de produção; eliminação criteriosa; preservação do que tem valor permanente; transparência.
Programa de gestão — etapas típicas: (1) diagnóstico da situação; (2) definição de política, normas e responsabilidades; (3) elaboração do plano/código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação; (4) constituição de comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD); (5) manuais e capacitação; (6) implantação, acompanhamento e revisão.
Pegadinha Cebraspe. "A gestão de documentos atua apenas sobre os arquivos permanentes" → errado: atua nas fases corrente e intermediária; o permanente é objeto de outras funções (descrição, preservação, difusão).
Visão geral
A gestão documental é obrigação do Poder Público (CF, ; Lei 8.159, ). No Executivo federal, é coordenada pelo SIGA, com o Arquivo Nacional como órgão central. Os instrumentos básicos são o código de classificação e a tabela de temporalidade (já tratados em arq-classificacao-e-arquivamento e arq-tabela-de-temporalidade).
Regra
Ver íntegra
Níveis de aplicação (modelo UNESCO/Rhoads)
- Mínimo: programa de retenção e eliminação e procedimentos de recolhimento.
- Mínimo ampliado: acrescenta arquivo intermediário e/ou microfilmagem.
- Intermediário: acrescenta gestão de formulários, correspondência, informes, sistemas de arquivo.
- Máximo: inclui gestão de diretrizes, telecomunicações, copiadoras, automação.
| Teoria das três idades | Local | Gestão? |
|---|---|---|
| Corrente | Setor produtor | Sim |
| Intermediária | Arquivo central/intermediário | Sim |
| Permanente | Instituição arquivística | Não (custódia definitiva) |
Pontos-chave
- Ciclo vital dos documentos sustenta a gestão (ver
arq-principios-e-conceitos). - Massa documental acumulada (sem tratamento) exige diagnóstico e avaliação antes de qualquer eliminação.
- Gestão abrange documentos em qualquer suporte, inclusive digitais (SIGAD).
- Gestão de documentos ≠ GED: GED é tecnologia; gestão é processo arquivístico.
Como a banca cobra
- "A gestão de documentos visa à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente" → certo.
- "Produção, utilização e destinação são fases da gestão de documentos" → certo.
- "O diagnóstico é etapa dispensável na implantação de programa de gestão documental" → errado.
- "A gestão documental restringe-se a documentos em suporte papel" → errado.
- "A avaliação de documentos é parte da fase de destinação" → certo.
Mapa mental
Conceito (Lei 8.159, art. 3º)
- Produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento
- Fases corrente e intermediária
- Fim: eliminação ou recolhimento
Fases
- Produção: só o necessário
- Utilização: protocolo, classificação, arquivamento
- Destinação: avaliação e temporalidade
Programa
- Diagnóstico primeiro
- Código de classificação e tabela
- Comissão de avaliação (CPAD)
- Manuais e capacitação
Níveis
- Mínimo, mínimo ampliado
- Intermediário, máximo
⚠️ Pegadinha
- Gestão não atua no permanente
Questão 1, Certo ou Errado
A gestão de documentos atua apenas sobre os arquivos permanentes.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Pelo , a gestão atua nas fases corrente e intermediária; o arquivo permanente é objeto de outras funções, como descrição, preservação e difusão.
Questão 2, Certo ou Errado
A avaliação documental integra a fase de destinação da gestão de documentos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. É na destinação que a avaliação, apoiada na tabela de temporalidade, define o futuro de cada conjunto: eliminação ou guarda permanente, depois das fases de produção e utilização.
Questão 3, Certo ou Errado
Controle da produção de documentos, evitando cópias desnecessárias, é objetivo da gestão de documentos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Na fase de produção, a gestão busca criar só o necessário, padronizando formulários e evitando duplicação e cópias inúteis, o que reduz a massa documental e melhora a eficiência administrativa.
Questão 4, Certo ou Errado
A gestão de documentos visa à eliminação ou ao recolhimento dos documentos para guarda permanente.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. O define a finalidade da gestão: os procedimentos nas fases corrente e intermediária têm por objetivo levar os documentos à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
Questão 5, Certo ou Errado
A tabela de temporalidade é instrumento dispensável na gestão de documentos, pois a destinação é decidida caso a caso pelo setor produtor.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. A tabela de temporalidade é instrumento básico da gestão, junto com o código de classificação, e fixa critérios previamente aprovados para a destinação, o que exclui a decisão isolada e caso a caso do setor produtor.
- Revelar resposta
Gestão de documentos (Lei 8.159, art. 3º)
Procedimentos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento.
- Revelar resposta
Fases da gestão de documentos
Produção → utilização (protocolo, tramitação, classificação, arquivamento) → destinação (avaliação: eliminação ou guarda permanente).
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Primeira etapa de um programa de gestão
O diagnóstico da situação arquivística.
- Revelar resposta
Instrumentos técnicos da gestão
Plano/código de classificação e tabela de temporalidade e destinação.
- Revelar resposta
Gestão de documentos atua no permanente?
Não: atua nas fases corrente e intermediária; o permanente é objeto de descrição, preservação e difusão.
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Teoria das três idades
Corrente → transferência → intermediário → recolhimento → permanente.
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