Preservação e conservação de documentos

Preservação, conservação e restauração

A preservação é a política geral: planejamento, recursos, normas, reprodução, segurança. A conservação reúne as ações que estabilizam o documento e retardam a deterioração; a preventiva atua sem intervir no documento. A restauração intervém no documento já danificado para recuperá-lo; exige especialista, é cara e fica para o que tem valor.

Ex.: um plano de climatização e de digitalização do acervo é preservação. Manter a umidade estável e higienizar os documentos é conservação. Reconstituir a parte rasgada de um livro antigo é restauração.

Agentes físicos

Luz, temperatura e umidade. A luz, sobretudo a radiação ultravioleta, enfraquece as fibras e desbota as tintas, com efeito cumulativo e irreversível. O calor acelera as reações químicas. A umidade alta favorece fungos e insetos; a baixa resseca o papel e o torna quebradiço. Pior que um valor ruim é a oscilação, que faz o papel dilatar e contrair.

Ex.: a lombada de um livro voltada para a janela fica desbotada em poucos anos, enquanto a capa, protegida, mantém a cor.

Agentes químicos

A acidez é o principal inimigo do papel moderno: vem da fabricação e também migra de embalagens ácidas. Deixa o papel amarelado e quebradiço. As tintas ferrogálicas, comuns em manuscritos antigos, corroem o papel. Poluentes do ar e poeira completam o grupo.

Ex.: em um manuscrito do século XIX, as letras traçadas com tinta ferrogálica aparecem vazadas, como se tivessem sido recortadas do papel.

Agentes biológicos

Fungos (mofo), bactérias, insetos (traças, cupins, brocas, baratas) e roedores. Proliferam com umidade e temperatura altas, pouca ventilação, sujeira e restos de comida.

Ex.: manchas escuras e cheiro de mofo em caixas guardadas num porão úmido indicam ataque de fungos.

Fator humano e desastres

Manuseio incorreto (mãos sujas, dobras, anotações a caneta, clipes), reparos caseiros, furto e vandalismo. Somam-se os desastres: incêndio e inundação. Papel molhado que não pode ser seco de imediato deve ser congelado: o frio interrompe a ação dos fungos e a deformação até a secagem controlada.

Ex.: depois de um vazamento, as caixas encharcadas vão para um congelador, e não para o sol, e são secas depois por especialistas.

Conservação preventiva

• Ambiente: temperatura e umidade relativa estáveis. A recomendação usual para papel é umidade entre 45% e 55% e temperatura em torno de 20 °C.
• Luz: filtros contra ultravioleta, cortinas, luzes acesas só quando necessário.
• Limpeza e vistoria: do depósito e do acervo, para detectar pragas cedo.
• Acondicionamento: materiais neutros, sem metal.
• Manuseio: mãos limpas; luvas para fotografias e negativos, segurados pelas bordas.

Ex.: o arquivo instala filtros nas janelas, mantém o ar-condicionado ligado dia e noite, para evitar oscilação, e proíbe alimentos no depósito.

Higienização

É a limpeza mecânica, a seco, para remover poeira e sujidades: trincha, flanela, pó de borracha. Inclui a retirada de grampos, clipes e outros corpos estranhos. É a primeira medida de conservação. Não se confunde com restauração.

Ex.: antes de acondicionar um lote, o servidor passa a trincha folha a folha, do centro para as bordas, e retira os clipes enferrujados.

Técnicas de restauração e reforço

• Desacidificação: neutraliza a acidez do papel e deixa uma reserva alcalina.
• Velatura: reforça a folha frágil com papel japonês.
• Encapsulação: coloca o documento entre duas lâminas de poliéster seladas nas bordas, sem adesivo sobre ele; é reversível.
• Laminação: aplica reforço de papel ou película com adesivo e calor; é de reversão difícil.
• Fumigação: combate pragas com gases; hoje é evitada, por ser tóxica.

Fita adesiva comum e plastificação não são técnicas de restauração: danificam o papel e não se desfazem.

Ex.: uma certidão frágil e muito consultada é encapsulada. Pode ser lida e manuseada sem contato direto e, se preciso, retirada do invólucro sem dano.

Preservação de documentos digitais

O risco principal é a obsolescência de formatos, programas e equipamentos, além da fragilidade das mídias. Estratégias: migração (transferir periodicamente os documentos para novos formatos ou suportes) e emulação (recriar, em sistema atual, o ambiente antigo). Cópias de segurança completam o cuidado.

Ex.: relatórios gravados em disquete, num formato de editor de texto que não existe mais, são convertidos para um formato atual e copiados para o servidor do órgão: migração.