Arquivística — princípios e conceitos (arquivo, documento, ciclo vital)

Arquivo e documento de arquivo

A Lei nº 8.159/1991 (art. 2º) define arquivo pela origem: documentos produzidos e recebidos em decorrência de atividades, por órgão público, instituição de caráter público, entidade privada ou pessoa física. O suporte e a natureza do documento não importam. Documento é a informação registrada em um suporte, que é o material do registro: papel, filme, disco, mídia digital.

Ex.: um e-mail de convocação de reunião, um ofício em papel e a gravação de uma audiência são documentos de arquivo do órgão: nasceram da atividade dele, em suportes diferentes.

Arquivo, biblioteca e museu

O arquivo se forma naturalmente, pela acumulação dos documentos que a atividade gera; seus documentos são, em regra, exemplares únicos, e servem primeiro à administração e à prova. A biblioteca forma o acervo por compra, doação ou permuta, com vários exemplares, para fins culturais e educativos. O museu reúne objetos de valor cultural para exposição.

Ex.: o processo de aposentadoria de um servidor existe em um único exemplar, no arquivo do órgão. O manual de direito administrativo existe em milhares de exemplares, em muitas bibliotecas.

Princípios arquivísticos

• Proveniência (respeito aos fundos): os documentos de uma origem não se misturam aos de outra.
• Organicidade: os documentos refletem a estrutura, as funções e as atividades de quem os produziu e mantêm relações entre si.
• Unicidade: cada documento é único no contexto em que foi produzido, mesmo que haja cópias.
• Indivisibilidade (integridade): o fundo se mantém inteiro, sem dispersão, mutilação ou acréscimo indevido.
• Cumulatividade: o arquivo se forma de modo natural, progressivo e contínuo.
• Respeito à ordem original: conserva-se a ordem dada pelo produtor.

Ex.: um órgão é extinto e seu acervo passa ao órgão sucessor. Pela proveniência, os documentos do extinto continuam como um conjunto à parte, sem mistura com os do sucessor.

Fundo, coleção, série e dossiê

Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência; é a principal unidade de arranjo do arquivo permanente. Coleção é a reunião artificial de documentos, por tema ou interesse, sem relação orgânica. Série é a subdivisão do fundo que agrupa documentos da mesma função, atividade ou tipo. Dossiê reúne documentos sobre um mesmo assunto, pessoa ou evento.

Ex.: tudo o que a Superintendência produziu e acumulou forma um fundo. Dentro dele, os "processos de diárias" formam uma série. Cartões-postais comprados por um particular formam uma coleção.

Teoria das três idades (ciclo vital)

Os documentos públicos são correntes, intermediários ou permanentes (Lei nº 8.159/1991, art. 8º):

1. Corrente (1ª idade): em curso ou, mesmo sem movimentação, consultado com frequência. Fica perto de quem o produziu.
2. Intermediária (2ª idade): não é mais de uso corrente; aguarda, por interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento.
3. Permanente (3ª idade): tem valor histórico, probatório e informativo; é preservado em definitivo.

Nem todo documento percorre as três idades: muitos são eliminados ao fim da fase corrente ou da intermediária.

Ex.: o processo de compra em andamento é corrente. Encerrado, e aguardando o prazo de guarda, é intermediário. O ato de criação do órgão é permanente.

Transferência, recolhimento e eliminação

Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento é a passagem para o arquivo permanente. A eliminação de documentos públicos depende de autorização da instituição arquivística pública da respectiva esfera (art. 9º).

Ex.: as caixas com processos encerrados saem do setor para o arquivo intermediário: transferência. Vencido o prazo, as de valor histórico seguem para o Arquivo Nacional: recolhimento.

Valor primário e valor secundário

O valor primário liga-se ao motivo pelo qual o documento foi criado e interessa à entidade produtora: é administrativo, legal ou fiscal. Predomina nas fases corrente e intermediária e acaba. O valor secundário aparece para outros usuários, por razões diferentes das da criação: é histórico, probatório e informativo. Justifica a guarda permanente.

Ex.: a folha de pagamento serve, primeiro, para pagar os servidores (valor primário). Décadas depois, pode servir a um historiador que estuda salários no serviço público (valor secundário).

Arquivo setorial e arquivo central

A classificação diz respeito ao lugar, não à idade. O arquivo setorial fica junto à unidade que produz os documentos e cumpre função de arquivo corrente. O arquivo central (ou geral) reúne os documentos correntes de vários setores, sob uma só coordenação.

Ex.: as pastas guardadas na Seção de Pessoal formam um arquivo setorial. A sala que recebe os documentos de todas as seções do prédio é o arquivo central.

Gênero, espécie e tipo documental

• Gênero: a linguagem do registro. Textual (escrito), cartográfico (mapas e plantas), iconográfico (imagem fixa: fotografias, gravuras), filmográfico (imagem em movimento), sonoro (áudio), micrográfico (microfilme) e informático (digital).
• Espécie: a configuração formal do documento: ata, ofício, certidão, portaria.
• Tipo: a espécie somada à atividade que a gerou: ata de reunião, certidão de nascimento.

Ex.: a planta de um posto policial é do gênero cartográfico. "Certidão" é espécie; "certidão de tempo de serviço" é tipo.

Arquivos públicos e privados

São públicos os documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos federais, estaduais, distritais e municipais, nas funções administrativas, legislativas e judiciárias (art. 7º). Também são públicos os de instituições de caráter público e os de entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos (§ 1º). Arquivos privados são os de pessoas físicas ou jurídicas, e podem ser identificados como de interesse público e social quando forem fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico nacional (arts. 11 e 12).

Ex.: os documentos que uma concessionária produz na gestão da rodovia federal concedida são públicos.

Acesso, sigilo e responsabilidade

O acesso é a regra; o sigilo é a exceção. A Lei nº 12.527/2011 (art. 24) classifica a informação sigilosa em três graus, com prazos máximos de restrição: ultrassecreto (25 anos), secreto (15 anos) e reservado (5 anos). Os documentos permanentes são consultados no local, com regras de manuseio. Quem desfigurar ou destruir documento de valor permanente ou de interesse público e social responde penal, civil e administrativamente (Lei nº 8.159/1991, art. 25). O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional, define a política nacional de arquivos e é o órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (art. 26).

Ex.: um relatório classificado como reservado em 2026 pode ter o acesso restrito, no máximo, até 2031.