Protocolo — recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição

O que é protocolo

O termo designa o setor, o conjunto das suas operações e também o número de registro dado ao documento. As operações formam uma sequência: recebimento, registro, autuação (quando for o caso), classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição. O protocolo não avalia documentos para eliminação nem cuida do arquivo permanente.

Ex.: o cidadão entrega um requerimento no balcão e recebe um número. Com esse número, o órgão informa em que setor o pedido está.

Recebimento

O protocolo recebe a correspondência, confere o destinatário e a integridade e a separa em três grupos:

• Oficial ostensiva: é aberta e segue para registro.
• Oficial sigilosa: não é aberta; vai fechada ao destinatário.
• Particular: não é aberta nem registrada; vai fechada ao destinatário.

Ex.: chega um envelope em nome de um servidor, com a indicação "pessoal". O protocolo não abre: encaminha fechado.

Registro

Registrar é transcrever, em sistema ou formulário, os dados que identificam o documento: número, data de entrada, procedência, espécie, assunto e destino. O registro dá ao documento uma identidade controlável e é a base do rastreamento. O método mais usado é o numérico cronológico: número sequencial associado à data.

Ex.: o ofício do Detran recebido em 10 de novembro ganha o registro 00123/2026, com procedência "Detran" e assunto "pedido de informações".

Autuação

Autuar é formar o processo: o documento recebe capa, número, termo de autuação (ou de abertura), e as folhas são numeradas e rubricadas. Nem todo documento vira processo: só aquele que exige análise, pareceres e decisão. No Executivo federal, o processo é identificado pelo Número Único de Protocolo (NUP) e tramita, em regra, em meio eletrônico.

Ex.: o requerimento de licença de um servidor é autuado; os pareceres e o despacho de decisão serão juntados ao mesmo processo, que mantém o número até o fim.

Classificação e distribuição

Depois de registrado, o documento é classificado pelo assunto, conforme o plano de classificação, e distribuído. Distribuição é a remessa às unidades internas que vão tratar do assunto.

Ex.: o pedido de licença, classificado em "pessoal", é distribuído à Seção de Recursos Humanos.

Tramitação

Tramitação (ou movimentação) é o curso do documento desde a produção ou o recebimento até o cumprimento da sua função administrativa. Cada passagem entre unidades é registrada, com data e destino. É esse registro que permite dizer onde o documento está e há quanto tempo.

Ex.: o processo sai da Seção de Recursos Humanos para a Assessoria Jurídica. O envio é lançado no sistema; a consulta mostra "Assessoria Jurídica, desde 12/11".

Expedição

Expedição é a remessa do documento a destinatário externo ao órgão. O protocolo confere se o documento está completo (assinatura, anexos, endereço), registra a saída e guarda a cópia ou o comprovante.

Ex.: a resposta ao Detran, assinada pelo superintendente, é numerada, registrada e enviada. A remessa ao Detran é expedição; a entrega anterior à Seção de Recursos Humanos foi distribuição.

Juntada: anexação e apensação

Juntada é a união de um documento ou de um processo a outro processo. Tem duas formas:

• Anexação: união definitiva de processos do mesmo interessado e do mesmo assunto. Passam a ser um só, e prevalece o número do mais antigo.
• Apensação: união temporária, para estudo e decisão conjuntos de matérias semelhantes. Cada processo mantém seu número e sua identidade. A desapensação desfaz a união.

Ex.: um servidor abriu dois processos com o mesmo pedido de revisão de adicional: anexação. Dois servidores pedem, em processos separados, a mesma interpretação de uma norma; a administração os reúne para decidir de uma vez e depois os separa: apensação.

Desentranhamento e desmembramento

Desentranhamento é a retirada de folhas ou peças do processo, por determinação da autoridade competente, com termo nos autos; o processo continua existindo. Desmembramento é a separação de parte da documentação de um processo para formar um novo processo.

Ex.: o interessado pede de volta um diploma original juntado por engano; a autoridade manda retirar a peça e lavrar o termo: desentranhamento. Um processo trata de dois servidores e, como só um deles recorreu, a parte dele é separada em processo próprio: desmembramento.