Acondicionamento e armazenamento de documentos

Acondicionamento × armazenamento

O acondicionamento trata da embalagem que fica em contato com o documento. O armazenamento trata do móvel e do espaço que recebem as embalagens. As bancas trocam um termo pelo outro.

Ex.: colocar os processos em caixas de papelão neutro é acondicionamento. Dispor essas caixas em estantes de aço, num depósito climatizado, é armazenamento.

Materiais de acondicionamento

A embalagem não pode agredir o documento. Para guarda prolongada, usam-se caixas, pastas e envelopes de papel ou papelão neutro ou com reserva alcalina, ou de plástico inerte, como polipropileno e poliéster. O papelão comum é ácido e transfere a acidez ao papel. O saco plástico fechado retém umidade e favorece fungos.

Ex.: processos guardados por décadas em caixas de papelão comum ficam amarelados e quebradiços nas bordas, por causa da acidez da embalagem.

Grampos, clipes e fitas

Grampos e clipes metálicos oxidam e mancham o papel de ferrugem. Devem ser retirados e, se for preciso manter as folhas unidas, trocados por materiais inertes, como clipes plásticos. Fita adesiva comum e cola amarelam, mancham e são difíceis de remover; não servem para reparo nem para unir maços. Elásticos ressecam e grudam no papel.

Ex.: antes de acondicionar um dossiê para guarda prolongada, o servidor retira os grampos enferrujados e une as folhas com clipe plástico ou em uma folha de papel neutro dobrada.

Documentos de grande formato e especiais

Mapas, plantas e cartazes ficam planos, na horizontal, em mapotecas (móveis de gavetas largas e rasas), dentro de pastas de papel neutro. Dobrar cria vincos que viram rasgos. Fotografias, negativos, filmes e mídias pedem invólucros próprios, de material neutro ou inerte, e manuseio com luvas, pelas bordas.

Ex.: a planta de um posto policial, em vez de dobrada dentro de uma caixa-arquivo, é guardada aberta em uma gaveta de mapoteca.

Caixas nas estantes

A caixa cheia demais amassa e rasga os documentos quando são retirados. A caixa muito vazia deixa os documentos curvarem. As caixas ficam em estantes que permitam a circulação do ar; nunca no chão nem empilhadas abertas.

Ex.: sobrou meia caixa de documentos. Em vez de comprimi-los na caixa anterior, o servidor usa nova caixa e preenche o espaço livre com um calço de papel neutro.

Mobiliário

Preferem-se estantes e arquivos de aço, com pintura eletrostática ou antiferruginosa. A madeira atrai cupins e brocas, absorve umidade e alimenta o fogo. As estantes ficam afastadas das paredes, para o ar circular, e a primeira prateleira fica acima do piso, por causa da umidade e de inundações. Arquivos deslizantes (estantes compactas sobre trilhos) aumentam a capacidade do depósito.

Ex.: em um depósito, as estantes de aço ficam a alguns centímetros da parede externa, e nenhuma caixa encosta no chão.

Local de guarda

O depósito deve ter temperatura e umidade estáveis, pouca luz, sem sol direto, boa ventilação e limpeza. Deve ficar longe de encanamentos, de áreas sujeitas a inundação, como subsolos, e de fontes de calor, e ter prevenção e combate a incêndio.

Ex.: instalar o arquivo no subsolo, sob os banheiros do prédio, reúne dois riscos: umidade e vazamento.

Microfilmagem e digitalização

São técnicas de reprodução que reduzem o manuseio do original e, no caso do microfilme, o espaço de guarda. A microfilmagem reproduz o documento em filme de alta resolução e tem valor legal (Lei nº 5.433/1968). A digitalização gera arquivo digital.

Ex.: jornais antigos muito consultados são microfilmados; o público consulta o microfilme e os originais ficam guardados.