Documentação: protocolo, arquivamento, sigilo e tabela de temporalidade (Lei 8.159/1991)
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Resumo
Gestão de documentos (Lei 8.159/1991, ). É o conjunto de procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, para sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Arquivo (). São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições e pessoas, em razão de suas atividades, independentemente do suporte.
Três idades (). Correntes: em curso ou de consulta frequente. Intermediários: já não são de uso corrente, mas aguardam eliminação ou recolhimento. Permanentes: de valor histórico, probatório e informativo, preservados definitivamente.
Protocolo. Serviço que recebe, registra, classifica, distribui e controla a tramitação dos documentos, além de expedi-los.
Classificação e arquivamento. O plano de classificação organiza os documentos por função e atividade. Os métodos de ordenação são o alfabético, o numérico, o cronológico, o geográfico e o por assunto.
Tabela de temporalidade. Instrumento que define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Sigilo. Regido pela Lei 12.527/2011 (LAI): informação classificada como ultrassecreta (até 25 anos), secreta (até 15) ou reservada (até 5).
Pegadinha Cebraspe. Só a tabela de temporalidade autoriza eliminar documentos: ninguém descarta por conta própria.
Visão geral
| Idade | Característica | Destino |
|---|---|---|
| Corrente | Em curso, consulta frequente | Guarda no órgão |
| Intermediária | Sem uso corrente | Aguarda eliminação ou recolhimento |
| Permanente | Valor histórico, probatório e informativo | Preservação definitiva |
A avaliação dos documentos decide o que é eliminado e o que é preservado, com base na tabela de temporalidade.
Regra
Ver íntegra
A eliminação de documentos públicos depende de avaliação e da tabela de temporalidade. Os documentos de valor permanente são recolhidos e preservados.
Pontos-chave
- Lei 8.159/1991: política nacional de arquivos.
- Três idades: corrente, intermediária e permanente.
- Tabela de temporalidade: prazos de guarda e destinação.
- LAI: ultrassecreta 25, secreta 15, reservada 5 anos.
- Protocolo: recebe, registra, distribui e controla a tramitação.
Como a banca cobra
Exemplos autorais, no formato da banca.
- "Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes." → certo (Lei 8.159/1991, ).
- "A tabela de temporalidade define apenas os documentos que podem ser descartados, sem tratar da guarda permanente." → errado (ela define prazos de guarda e destinação final).
- "A gestão de documentos abrange a produção, a tramitação, o uso, a avaliação e o arquivamento." → certo (Lei 8.159/1991, ).
Referência
Fontes consultadas (2)
Mapa mental
Lei 8.159/1991
- Gestão de documentos
- Arquivo
Três idades
- Corrente
- Intermediária
- Permanente
Protocolo
- Receber e registrar
- Distribuir
- Controlar tramitação
Tabela de temporalidade
- Prazos de guarda
- Eliminação ou guarda permanente
Sigilo
- Ultrassecreta 25 anos
- Secreta 15 anos
- Reservada 5 anos
Questão 1, Certo ou Errado
Segundo a Lei 8.159/1991, os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. A teoria das três idades está no : correntes estão em curso, intermediários aguardam destinação, e permanentes têm valor histórico, probatório e informativo.
Questão 2, Certo ou Errado
Os documentos permanentes são aqueles em curso ou de consulta frequente no órgão produtor.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Documentos em curso ou de consulta frequente são os correntes, nos termos do ; os permanentes têm valor histórico, probatório e informativo e são preservados definitivamente.
Questão 3, Certo ou Errado
A tabela de temporalidade estabelece prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. O instrumento fixa os prazos de guarda e define o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente; só com base nele é possível eliminar documentos.
Questão 4, Certo ou Errado
O protocolo restringe-se a arquivar os documentos, não participando do registro nem da tramitação.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O protocolo vai além do arquivamento, pois recebe, registra, classifica, distribui e controla a tramitação dos documentos e ainda os expede, sendo central para o seu fluxo.
Questão 5, Certo ou Errado
Pela Lei de Acesso à Informação, a informação classificada como ultrassecreta pode ter restrição de acesso por até vinte e cinco anos.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. O fixa até 25 anos para a informação ultrassecreta, ao passo que a secreta tem até 15 anos e a reservada, até 5.
- Revelar resposta
As três idades dos documentos
Corrente, intermediária e permanente (Lei 8.159, art. 8º).
- Revelar resposta
Documento permanente
Valor histórico, probatório e informativo; preservado definitivamente.
- Revelar resposta
Tabela de temporalidade
Define prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente).
- Revelar resposta
Funções do protocolo
Receber, registrar, classificar, distribuir e controlar a tramitação.
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Prazos máximos de sigilo (LAI)
Ultrassecreta 25, secreta 15, reservada 5 anos.
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Dever do Poder Público (Lei 8.159)
Gestão documental e proteção especial a documentos de arquivos.
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Eliminação de documento público
Autorização da instituição arquivística pública competente.
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Documentos permanentes
Inalienáveis e imprescritíveis.
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Alienar documento permanente
Não: é inalienável.
- Revelar resposta
Destruir documento permanente
Responsabilidade penal, civil e administrativa.
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Arquivos públicos: abrangência
Todas as esferas e funções administrativas, legislativas e judiciárias.
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Fim do prazo de sigilo
Automaticamente de acesso público.
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Prazo da informação secreta
15 anos.
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Informações pessoais: restrição
Até 100 anos da produção, sem classificação.
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Quem classifica como ultrassecreto
Presidente, Vice, Ministros e autoridades do art. 27, I.
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