Funções arquivísticas — criação, aquisição e difusão de documentos
3 min de leitura12 questões
Para revisar
Resumo
Essência. Rousseau e Couture organizam o trabalho arquivístico em sete funções: criação (produção), avaliação, aquisição, conservação/preservação, classificação, descrição e difusão. Este tópico trata de três delas; classificação, avaliação, descrição e preservação têm tópicos próprios.
Criação (8.1) — intervenção desde o nascimento do documento para que se produza só o necessário, com qualidade e forma adequadas: normalização de formulários e modelos, definição de espécies e tipos, controle de vias e cópias, escolha de suporte durável, uso de sistemas que já capturem metadados. Evita a explosão documental e facilita a gestão posterior.
Aquisição (8.2) — entrada de documentos em um arquivo (corrente, intermediário ou permanente):
- Transferência: passagem do corrente para o intermediário.
- Recolhimento: entrada no permanente (instituição arquivística).
- Doação, compra, legado, permuta e comodato (empréstimo de acervo privado): formas de aquisição de arquivos privados por instituições.
- Requer política de aquisição/acervo coerente com a missão da instituição.
Difusão (8.5) — tornar o acervo conhecido e acessível: instrumentos de pesquisa publicados, portais e bases on-line, exposições, publicações, ação educativa (visitas, oficinas), redes sociais, editais de pesquisa. Promove o acesso e a função social e cultural do arquivo.
Pegadinha Cebraspe. "Recolhimento é a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário" → errado: isso é transferência; recolhimento é para o permanente.
Visão geral
As funções formam um ciclo integrado: o que se faz na criação (bons formulários, metadados) facilita classificação, avaliação, descrição e acesso. A difusão é mais visível nos arquivos permanentes, mas a transparência ativa (LAI) também difunde documentos correntes.
Regra
Ver íntegra
| Movimento | De → para |
|---|---|
| Transferência | Corrente → intermediário |
| Recolhimento | Corrente ou intermediário → permanente |
| Eliminação | Qualquer fase → destruição autorizada |
| Função | Pergunta que responde |
|---|---|
| Criação | O documento precisa existir? Em que forma? |
| Aquisição | Como entra no arquivo? |
| Difusão | Como o público conhece e usa o acervo? |
Pontos-chave
- Difusão cultural (exposições, publicações), educativa (escolas) e editorial (instrumentos de pesquisa).
- Aquisição de privados pode exigir termo de doação ou contrato de comodato.
- Na criação, documentos digitais devem nascer com metadados e formatos abertos para preservação.
- A avaliação decide o que será recolhido (destinação), por isso precede o recolhimento.
Como a banca cobra
- "Criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão são funções arquivísticas" → certo.
- "A transferência corresponde à passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário" → certo.
- "A doação é forma de aquisição de acervos privados por instituições arquivísticas" → certo.
- "A difusão limita-se ao atendimento presencial na sala de consulta" → errado.
- "A função de criação ocupa-se apenas dos documentos de valor permanente" → errado (atua na produção).
Referência
Mapa mental
Sete funções
- Criação, avaliação, aquisição
- Conservação, classificação
- Descrição, difusão
Criação
- Produzir só o necessário
- Formulários padronizados
- Controle de vias e cópias
Aquisição
- Transferência: corrente para intermediário
- Recolhimento: para permanente
- Doação, compra, legado, comodato
Difusão
- Instrumentos de pesquisa e portais
- Exposições e publicações
- Ação educativa
⚠️ Pegadinha
- Recolhimento vai ao permanente
Questão 1, Certo ou Errado
Recolhimento é a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O movimento do corrente para o intermediário é a transferência. Recolhimento designa a entrada dos documentos no arquivo permanente, sob custódia da instituição arquivística.
Questão 2, Certo ou Errado
A difusão inclui a realização de exposições e de ações educativas a partir do acervo.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. A difusão torna o acervo conhecido e acessível, e exposições e ações educativas, como visitas e oficinas, cumprem essa finalidade ao lado de publicações e portais on-line.
Questão 3, Certo ou Errado
O comodato é forma de aquisição de arquivos privados por instituição arquivística.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Comodato é o empréstimo do acervo privado à instituição, que passa a custodiá-lo; figura entre as formas de aquisição de arquivos privados, junto com doação, compra, legado e permuta.
Questão 4, Certo ou Errado
A normalização de formulários e o controle de cópias inserem-se na função de criação.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. A função de criação intervém desde o nascimento do documento para que se produza só o necessário, e padronizar formulários e controlar vias e cópias são suas medidas típicas.
Questão 5, Certo ou Errado
A função de aquisição diz respeito apenas à compra de acervos privados.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Aquisição é toda entrada de documentos em um arquivo; além da compra, compreende transferência, recolhimento, doação, legado, permuta e comodato, por isso a palavra apenas invalida o item.
- Revelar resposta
Sete funções arquivísticas (Rousseau e Couture)
Criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
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Transferência × recolhimento
Transferência: corrente → intermediário. Recolhimento: entrada no permanente.
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Formas de aquisição de arquivos privados
Doação, compra, legado, permuta e comodato (empréstimo).
- Revelar resposta
Função de criação (produção)
Intervir desde o nascimento do documento para produzir só o necessário: normalizar formulários, controlar vias e cópias.
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Função de difusão
Tornar o acervo conhecido e acessível: instrumentos de pesquisa, portais, exposições, ação educativa.
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