Microfilmagem de documentos de arquivo (Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996)

Essência. Microfilmagem é a reprodução de documentos em filme com imagens bastante reduzidas, legíveis com equipamento leitor. A Lei 5.433/1968 autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais e o Decreto 1.799/1996 a regulamenta.

• Valor legal (Lei 5.433, art. 1º, § 1º): os microfilmes e as certidões, traslados e cópias obtidas diretamente dos filmes produzem os mesmos efeitos legais dos originais, em juízo ou fora dele. Para isso, as cópias precisam ser autenticadas (Decreto 1.799, art. 14).
• Filme original (negativo) fica arquivado na repartição detentora, vedada sua saída (Lei 5.433, art. 1º, § 4º).
• Eliminação dos originais em papel (Decreto 1.799, art. 12): por meios que garantam a inutilização, precedida de termo próprio, após revisão e extração de filme cópia. Para documentos públicos, só se prevista na tabela de temporalidade aprovada e respeitado o art. 9º da Lei 8.159.
• Documentos de valor permanente não podem ser eliminados após a microfilmagem; devem ser recolhidos ao arquivo público ou preservados pelo órgão (Decreto 1.799, art. 13).
• Documentos em tramitação podem ser microfilmados, mas não eliminados até a definição da destinação final (art. 11).

Pegadinha Cebraspe. "Microfilmado o documento de valor permanente, o original em papel pode ser eliminado, pois o microfilme tem o mesmo valor legal" → errado: o permanente nunca é eliminado.