Diagnóstico da situação arquivística e realidade arquivística brasileira
3 min de leitura12 questões
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Resumo
Essência. Diagnóstico arquivístico é o levantamento e a análise da situação dos arquivos de uma instituição, identificando problemas e necessidades. É a primeira etapa de qualquer programa de gestão de documentos ou de organização de acervo: sem conhecer a realidade, não se planeja.
Aspectos levantados
- Instituição: histórico, estrutura organizacional, competências, funções e atividades (o que produz documentos).
- Acervo: volume (em metros lineares), datas-limite, gêneros e suportes, tipos documentais, estado de conservação, existência de documentos de valor permanente.
- Organização: métodos de classificação e arquivamento, instrumentos existentes (código, tabela, inventários), controle de empréstimo, protocolo.
- Ambiente e instalações: local de guarda, mobiliário, iluminação, umidade e temperatura, riscos (infiltração, pragas, incêndio).
- Recursos: pessoal (quantidade e formação), equipamentos, sistemas informatizados, orçamento.
- Uso: quem consulta, frequência, tempo de recuperação.
Produto: relatório com o quadro da situação e proposta de intervenção (prioridades, cronograma, recursos).
Pegadinha Cebraspe. "O diagnóstico deve ser feito somente após a eliminação dos documentos sem valor" → errado: ele vem antes; a eliminação depende de avaliação baseada no conhecimento do acervo.
Visão geral
O diagnóstico costuma revelar a realidade arquivística brasileira: grandes massas documentais acumuladas sem tratamento, depósitos inadequados ("arquivo morto"), falta de profissionais arquivistas, ausência de código de classificação e tabela de temporalidade, eliminações sem critério e muitos municípios sem instituição arquivística própria. O CONARQ realiza censos para mapear arquivos públicos instituídos.
Regra
Ver íntegra
| Etapa | O que faz |
|---|---|
| Planejamento | Define objetivos, abrangência e instrumentos (questionários, roteiros de entrevista) |
| Coleta | Visitas, entrevistas, observação, medição do acervo |
| Análise | Cruza dados, identifica problemas e causas |
| Relatório | Situação + recomendações e prioridades |
Pontos-chave
- Metro linear é a unidade usual de medida de acervo.
- O diagnóstico pode ser geral (toda a instituição) ou setorial.
- Deve considerar documentos digitais e sistemas (onde estão, quem controla).
- Levanta a produção documental para subsidiar o código de classificação.
- "Arquivo morto" é termo inadequado: documentos intermediários ou permanentes ainda têm valor.
Como a banca cobra
- "O diagnóstico é a etapa inicial de um programa de gestão de documentos" → certo.
- "O estado de conservação dos documentos e as condições de armazenamento são aspectos do diagnóstico" → certo.
- "O diagnóstico limita-se a medir o volume documental em metros lineares" → errado.
- "A existência de massas documentais acumuladas é problema frequente na realidade arquivística brasileira" → certo.
- "O relatório de diagnóstico dispensa recomendações" → errado.
Mapa mental
Conceito
- Levantamento e análise dos arquivos
- Primeira etapa da gestão
Aspectos levantados
- Instituição: estrutura e funções
- Acervo: volume, suportes, conservação
- Organização e instrumentos
- Instalações e riscos
- Pessoal, equipamentos, sistemas
Etapas
- Planejamento, coleta
- Análise, relatório
Realidade brasileira
- Massas documentais acumuladas
- Falta de arquivistas e instrumentos
- Municípios sem arquivo público
⚠️ Pegadinha
- Diagnóstico vem antes da eliminação
Questão 1, Certo ou Errado
O diagnóstico arquivístico deve ser feito somente após a eliminação dos documentos sem valor.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. O diagnóstico é a primeira etapa de qualquer programa de gestão e antecede a eliminação, que depende de avaliação baseada justamente no conhecimento prévio do acervo.
Questão 2, Certo ou Errado
O volume documental, mensurado em metros lineares, é dado levantado no diagnóstico.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. A medição em metros lineares, unidade usual para acervos, faz parte do levantamento sobre o acervo, ao lado de datas-limite, gêneros, suportes e estado de conservação dos documentos.
Questão 3, Certo ou Errado
As condições ambientais de guarda, como temperatura e umidade, são irrelevantes para o diagnóstico, que se limita aos métodos de arquivamento.
Revelar gabarito
Gabarito: Errado
Errado. Ambiente e instalações são aspectos do diagnóstico: local de guarda, mobiliário, iluminação, umidade, temperatura e riscos como infiltração e pragas afetam diretamente a preservação do acervo.
Questão 4, Certo ou Errado
O diagnóstico resulta em relatório com proposta de intervenção e prioridades.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. O levantamento e a análise resultam em relatório que apresenta o quadro da situação e a proposta de intervenção, com prioridades, cronograma e recursos necessários para resolver os problemas encontrados.
Questão 5, Certo ou Errado
O levantamento da estrutura organizacional e das competências do órgão integra o diagnóstico arquivístico.
Revelar gabarito
Gabarito: Certo
Certo. Histórico, estrutura organizacional, competências, funções e atividades explicam o que a instituição produz, e por isso esse levantamento também subsidia a elaboração do código de classificação.
- Revelar resposta
Diagnóstico arquivístico
Levantamento e análise da situação dos arquivos de uma instituição; primeira etapa de qualquer programa de gestão.
- Revelar resposta
Aspectos do acervo levantados no diagnóstico
Volume (metros lineares), datas-limite, gêneros e suportes, tipos documentais e estado de conservação.
- Revelar resposta
Aspectos de ambiente e recursos no diagnóstico
Local de guarda, mobiliário, umidade e temperatura, riscos; pessoal, equipamentos, sistemas e orçamento.
- Revelar resposta
Produto do diagnóstico
Relatório com o quadro da situação e proposta de intervenção (prioridades, cronograma, recursos).
- Revelar resposta
Diagnóstico × eliminação
O diagnóstico vem antes; a eliminação depende de avaliação baseada no conhecimento do acervo.
- Revelar resposta
Massa documental acumulada
Documentos acumulados sem critério técnico (sem classificação nem avaliação); identificada no diagnóstico.
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