Redação oficial — padrão ofício, partes do documento e e-mail

Partes do documento no padrão ofício (MRPR, item 5.1), na ordem

Vocativo (item 4.4) — texto do Manual:

"O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula."

• Chefes de Poder: Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
• Demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência: Senhor + cargo (Senhora Ministra,).
• Particular: Senhor Contribuinte,; Senhora [Nome],; Prezado Senhor,.

Fechos (item 5.1.7)

• Autoridade de hierarquia superior, inclusive o Presidente: Respeitosamente,
• Mesma hierarquia, inferior ou demais casos: Atenciosamente,
• Autoridades estrangeiras: rito próprio.

Signatário (item 4.2)

• Interino (nomeado durante a vacância) e substituto (designado para afastamento do titular): depois do cargo, sem hífen, sem vírgula, em minúsculo — Diretor-Geral interino.
• Signatárias do sexo feminino — texto do Manual: "Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino." (Ministra de Estado, Secretária-Executiva interina).
• Comunicações assinadas pelo Presidente da República não levam identificação do signatário.

E-mail

• Formal como qualquer comunicação oficial; campo "assunto" deve facilitar a organização.
• Valor documental: para ser aceito como documento original, exige certificação digital que ateste a identidade do remetente nos parâmetros da ICP-Brasil (MP nº 2.200-2/2001). Sem ela, o destinatário pode aceitá-lo, mas, havendo questionamento, o ato deve ser refeito por documento físico assinado ou meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.

Variações: OFÍCIO CIRCULAR (um remetente, vários destinatários), OFÍCIO CONJUNTO (vários remetentes, um destinatário), OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR.

Finalidade dos expedientes (edital 7.2 — MRPR, itens 5 e 6)

Padrão ofício — texto do Manual: "Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. [...] a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia; b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Atenção: Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses."

Exposição de motivos (item 6.2.1) — "Exposição de motivos (EM) é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) propor alguma medida; b) submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou c) informá-lo de determinado assunto. A exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministério, a exposição de motivos será assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial."

• Estrutura obrigatória (item 6.2.2): introdução (o problema ou o assunto), desenvolvimento (por que a medida é a ideal e as alternativas), conclusão (de novo, a proposta). A que encaminha ato normativo segue o Decreto nº 9.191/2017 (parecer jurídico e de mérito).

Mensagem (item 6.3.1) — "A Mensagem é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da administração pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação."

Correio eletrônico (itens 6.4.1 a 6.4.3) — "Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial." Endereço oficial (".gov.br"). Valor documental: exige certificação digital ICP-Brasil (MP nº 2.200-2/2001); sem ela, o destinatário pode aceitar, mas, se houver questionamento, o ato deve ser repetido. Estrutura: assunto claro e específico; local e data desnecessários no corpo; saudação/vocativo ("Senhor Coordenador," "Prezada Senhora,"); fecho padrão "Atenciosamente"; anexos mencionados no corpo.

Variações (item 6.1): OFÍCIO CIRCULAR (um remetente → vários receptores; epígrafe só com a sigla do remetente), OFÍCIO CONJUNTO (vários remetentes → um receptor; siglas de todos os remetentes), OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR (vários → vários).